De l'achat au produit fini : la chaîne complète, prix et coûts sous contrôle

1Vue d'ensemble de la chaîne

Douze étapes séparent le référencement d'un fournisseur de la sortie d'un produit fini valorisé. Elles se répartissent en deux blocs : l'approvisionnement, qui fait entrer la matière et fixe son coût, puis la production, qui transforme cette matière et propage le coût.

Deux principes gouvernent tout le reste :

• Le stock ne bouge qu'à trois moments : la validation d'une réception, la déclaration de consommation d'un OF, la déclaration de production d'un OF. Ni la commande, ni la nomenclature, ni la validation d'un OF ne touchent au stock.
• Le coût se propage vers l'aval, jamais vers l'amont. Le prix d'achat alimente le coût des matières, qui alimente le coût de fabrication du semi-fini, qui alimente celui du produit fini. Un prix d'achat faux en tête de chaîne fausse tout ce qui suit.

Où trouver les écrans

2Créer le fournisseur

1. Ouvrez Tiers›Nouveau tiers.
2. Cochez la nature « Fournisseur ». C'est cette case, et elle seule, qui fait apparaître l'onglet Prix d'achat sur les produits et rend le tiers sélectionnable dans une commande fournisseur. Un tiers peut être à la fois client et fournisseur.
3. Renseignez le nom, le pays et, si vous l'avez, le numéro de TVA intracommunautaire.
4. Laissez le code fournisseur se calculer. Il est attribué automatiquement selon le masque FOU{0000} — FOU0007 pour NYNAS, FOU0009 pour Quimidroga.
5. Enregistrez.

Un onglet Historique prix d'achat est présent sur la fiche de tout fournisseur. Vide au début, il se remplira à chaque évolution tarifaire : voir § 3.

3Le produit et son prix d'achat

3.1 — La fiche produit

Depuis Produits | Services›Nouveau produit, trois champs conditionnent toute la suite :

Sur cette instance, si le champ Carburant (TICPE) vaut Essence ou Diesel, alors Quantité (TICPE) et Nomenclature douanière deviennent obligatoires : l'enregistrement est refusé tant qu'ils sont vides.

3.2 — Déclarer le prix d'achat

Ouvrez le produit, onglet Prix d'achat, puis Ajouter un prix.

1. Fournisseur — la liste ne propose que les tiers cochés « Fournisseur ».
2. Réf. fournisseur — la référence chez lui : T 3 chez NYNAS, CS-HB10 chez ChemSupply. Le champ propose en liste déroulante les réfs déjà utilisées pour ce produit, ainsi que sa propre référence ; vous pouvez toujours en saisir une nouvelle. Beaucoup de produits reprennent simplement leur réf interne, comme White_Spirit_D100 chez Quimidroga.
3. Qté achat minimum et son unité — le seuil à partir duquel le prix s'applique.
4. Prix — attention, c'est le prix pour la quantité minimum, pas le prix unitaire. Dolibarr en déduit le prix unitaire par division.
5. Délai de livraison et son unité (jours, semaines ou mois).

3.3 — Contrôler le prix d'achat

Sur la ligne enregistrée, vérifiez systématiquement :

• Le prix unitaire, colonne P.U. HT — c'est lui, et non le prix pour la qté minimum, qui servira partout ailleurs. 1,65 € pour T3, 6,26 € pour DET_1000.04.
• L'unité de la qté minimum — un tarif « à partir de 15 000 » n'a pas le même sens en litres qu'en kilos.
• L'historique — le chevron à côté du prix unitaire déplie toutes les valeurs successives de ce tarif, avec leur date et leur auteur. La fiche du fournisseur offre la même chose pour l'ensemble de ses produits, avec la variation en % d'un prix au suivant.

4La commande fournisseur

1. Créez la commande depuis Commerce›Ordres d'achat fournisseurs, ou depuis l'onglet Ordres d'achat de la fiche fournisseur. Choisissez le fournisseur : conditions et mode de règlement se pré-remplissent.
2. Ajoutez les lignes avec l'option Produit/service prédéfini. Un clic sur la liste affiche immédiatement les produits, sans rien taper.
3. Vérifiez la quantité et le prix unitaire pré-remplis, corrigez si le fournisseur a annoncé un autre tarif.
4. Validez la commande, puis approuvez-la. Elle passe alors Approuvée, puis Commandée une fois la commande passée au fournisseur.

4.1 — Le prix saisi met à jour le prix d'achat

Dès qu'une ligne est ajoutée ou son prix corrigé, le prix d'achat du produit chez ce fournisseur est mis à jour avec la valeur saisie. Vous n'avez pas à retourner sur la fiche produit après une renégociation.

5Réceptionner la commande

Depuis la commande Commandée, ouvrez l'onglet Réceptions. L'écran de ventilation liste chaque ligne commandée avec son reste à ventiler.

1. Saisissez la quantité réellement reçue pour chaque ligne. La flèche en début de ligne recopie le reste à ventiler en un clic.
2. Choisissez l'entrepôt de destination. Seuls les entrepôts ouverts sont proposés — sur la démo : Production, Logistique et USINE.
3. Contrôlez le prix d'entrée. Il est pré-rempli avec le prix unitaire de la ligne de commande et reste modifiable ligne par ligne. C'est cette valeur, et aucune autre, qui servira à recalculer le prix moyen pondéré.
4. Renseignez le lot si le produit est géré par lot ou par numéro de série.
5. Cliquez sur Créer la réception. Une réception est créée, à l'état Brouillon — le stock n'a pas encore bougé.

6Valider l'entrée en stock

Ouvrez la réception Brouillon et cliquez sur Valider. C'est ce clic, et lui seul, qui fait entrer la marchandise en stock. Il déclenche d'un coup :

• un mouvement de stock en entrée par ligne, daté et signé ;
• la mise à jour du stock physique de l'entrepôt de destination ;
• le recalcul du prix moyen pondéré du produit ;
• l'avancement du statut de la commande d'origine, en Reçue partiellement ou Reçue.

6.1 — Comment le PMP est recalculé

Le prix moyen pondéré est la moyenne des prix d'entrée successifs, pondérée par les quantités :

nouveau PMP = (stock avant × PMP avant + quantité entrée × prix d'entrée) ÷ (stock avant + quantité entrée)

7Le semi-fini : fiche et nomenclature

7.1 — La fiche du semi-fini

Un semi-fini est un produit ordinaire. Ce qui le distingue : il est à la fois fabriqué (il a une nomenclature) et consommé (il apparaîtra dans la nomenclature d'un produit fini).

• Type Produit, En vente décochée si vous ne le vendez pas tel quel, En achat décochée s'il n'est jamais acheté.
• Une unité de mesure cohérente avec la quantité produite : WU-SF_DD400 est en litres.
• Laissez le prix de revient vide. Il sera renseigné par la production, via le PMP.

7.2 — La nomenclature

Depuis GPAO›Nouveau BOM :

1. Produit : le semi-fini. Quantité : celle d'un lot de fabrication — 800 L pour BOM2607-0001. Décrire la recette pour la taille réelle d'un lot évite les arrondis.
2. Ajoutez les composants (onglet Nomenclature), avec pour chacun la quantité nécessaire pour la quantité produite déclarée.
3. Ajoutez la main-d'œuvre sous forme de lignes de service, avec une durée et un poste de travail.
4. Validez la nomenclature : elle passe Actif.

7.3 — Contrôler le coût de fabrication

Le coût affiché sur la nomenclature est la somme des coûts de ses composants. Pour chaque composant produit, la valeur retenue est, dans cet ordre :

Pour une ligne de service avec poste de travail, le coût est : durée × (THM opérateur × nombre d'opérateurs + THM machine). Le poste Formulation a un THM opérateur de 25 €, deux opérateurs requis et un THM machine de 5 €, soit 55 € de l'heure.

Sur la démo, BOM2607-0001 se décompose ainsi :

8L'OF du semi-fini et sa consommation

8.1 — Créer l'ordre de fabrication

Le plus simple est de partir de la nomenclature validée : bouton Créer un Ordre de fabrication. Sinon, GPAO›Nouvel Ordre de fabrication, puis choisir le produit, la nomenclature et la quantité à produire.

L'Entrepôt pour la production désigne l'entrepôt d'entrée du produit fabriqué. Seuls les entrepôts ouverts sont proposés.

Validez : l'OF prend sa référence définitive et passe Validé. Le stock n'a toujours pas bougé.

8.2 — Déclarer la consommation

Onglet Production de l'OF.

1. Vérifiez les quantités à consommer, calculées depuis la nomenclature au prorata de la quantité à produire.
2. Choisissez l'entrepôt de prélèvement. Il est pré-sélectionné sur l'entrepôt de fabrication de l'OF. La liste « Forcer à » en tête de colonne applique le même entrepôt à toutes les lignes.
3. Renseignez le lot pour les composants gérés par lot — obligatoire.
4. Surveillez les alertes de stock insuffisant. Elles n'empêchent pas la validation : le stock passera simplement en négatif.
5. Cliquez sur Confirmer. Les sorties de stock sont créées.

8.3 — Déclarer la production

Dans la même page, bloc Produits à fabriquer : la quantité réellement produite, l'entrepôt d'entrée, le lot à créer le cas échéant, et surtout le prix d'entrée, pré-rempli avec le coût de fabrication calculé. C'est lui qui alimentera le PMP du semi-fini.

9Le produit fini : du SF au PF

9.1 — La fiche du produit fini

Même démarche qu'au § 7.1, avec En vente cochée cette fois. PF-500 — « Bidon huile moteur 5W-30 – 5 L » — est vendu à l'unité.

9.2 — La nomenclature du produit fini

Elle se construit comme celle du semi-fini, à une différence près : le semi-fini y figure comme un composant ordinaire. Ajoutez-le en ligne produit, avec la quantité nécessaire pour la quantité produite.

Sur la démo, BOM-PF500-V1 décrit un bidon pour 9,34 € :

9.3 — L'OF du produit fini et sa consommation

Identique au § 8 : créer l'OF depuis la nomenclature, valider, puis déclarer consommations et production dans l'onglet Production.

La seule nouveauté : parmi les composants à consommer figure désormais le semi-fini, prélevé sur le stock que l'OF précédent a créé. La chaîne est bouclée.

9.4 — Valider les consommations

Le bouton Confirmer écrit les mouvements. Un OF dont toutes les quantités sont consommées et produites passe Fabriqué — automatiquement si la case de fermeture automatique est restée cochée.

10Récapitulatif des contrôles

À chaque étape, une seule question : le prix ou le coût que je vois est-il celui que j'attends ?

10.1 — Les cinq causes d'un coût faux

Le coût de fabrication est à zéro.

Un composant au moins n'a ni prix de revient, ni PMP, ni prix d'achat. Le prix du produit fabriqué n'entre jamais dans le calcul : seuls comptent les composants.

Le PMP reste à zéro alors qu'il y a du stock.

Le stock est entré sans prix : correction manuelle, import, ou commande « classée réceptionnée » sans réception réelle. Seule une entrée valorisée alimente le PMP.

La main-d'œuvre est sous-évaluée.

La ligne de service n'a pas de poste de travail rattaché : elle retombe sur le prix de revient du service au lieu du taux horaire du poste, opérateurs compris.

Le prix d'achat ne correspond pas à ce qui a été négocié.

Le prix saisi est celui pour la quantité minimum, pas le prix unitaire. Vérifiez la colonne P.U. HT, c'est elle qui est utilisée partout ailleurs.

Le stock devient négatif en production.

Une entrée manque en amont. Remontez la chaîne : la commande a-t-elle une réception validée, ou a-t-elle seulement été classée réceptionnée ?