Le suivi des commandes clients : sept statuts, de la saisie à la facturation

1Deux statuts qui coexistent

Une commande client porte désormais deux informations d'avancement, et il est essentiel de ne pas les confondre.

1.1 — Pourquoi ne pas s'être contenté de l'état Dolibarr

Parce qu'il est trop grossier pour le travail quotidien. Dès qu'un ordre de préparation est validé, Dolibarr bascule la commande en Expédiée partiellement et ne l'en fait plus bouger jusqu'à la clôture. Trois moments très différents du terrain — en cours de préparation, prête à partir, déjà partie — y sont donc indiscernables.

Le statut Amosan vit à côté de l'état natif, sans le remplacer : Dolibarr continue de gérer le stock, les expéditions et la facturation exactement comme avant.

1.2 — Le circuit en un coup d'œil

2Le vocabulaire : OP, BL, expédition, livraison

C'est le point qui déroute le plus souvent : les noms employés chez Amosan et les noms d'écrans de Dolibarr ne se recouvrent pas.

Autrement dit : un bon de livraison découle toujours d'un ordre de préparation, lequel découle toujours d'une commande. C'est cette chaîne qui permet de remonter jusqu'à la commande pour y inscrire le statut, quel que soit le document sur lequel vous travaillez.

2.1 — Où trouver ces écrans

Les ordres de préparation et les bons de livraison se retrouvent tous ensemble par Commerce▸Commandes clients▸Liste▸OP - BL.

3Les sept statuts, un par un

Voici le tableau de référence. La colonne « Geste qui le déclenche » est la seule qui compte au quotidien : faites le geste, le statut suit.

3.1 — À traiter

Posé à la validation de la commande. C'est le point d'entrée : tant que la commande est au brouillon, elle n'a pas de statut Amosan du tout et la fiche affiche son état Dolibarr habituel.

La validation déclenche aussi le premier des trois e-mails de notification (voir § 7).

3.2 — En cours de préparation

Posé à la validation de l'ordre de préparation, c'est-à-dire de l'expédition — pas à sa création. Créer l'OP et le laisser au brouillon ne change rien : c'est la validation qui engage l'atelier.

C'est également à ce moment que Dolibarr réserve les quantités et que l'ordre de préparation devient imprimable.

3.3 — Prête pour expédition

Posé à la validation du bon de livraison. La préparation est terminée, les colis sont constitués et le document d'accompagnement est prêt : il ne manque plus que le départ.

3.4 — Partiellement expédiée et Expédiée

Ces deux statuts se posent par le même bouton, « Expédiée », en haut de la fiche de l'expédition. C'est Dolibarr qui choisit lequel des deux, en regardant ce qu'il reste à envoyer sur la commande :

• il reste des quantités non expédiées → Partiellement expédiée ;
• tout est parti → Expédiée.

Le bouton reste proposé tant que la commande n'est pas Expédiée : une commande partielle peut donc passer à complète après un envoi supplémentaire. Voir § 5 pour le détail des reliquats.

3.5 — Livrée

Posé par le bouton Classer livrée de la fiche commande. Ce geste marque la réception par le client ; il ferme la commande côté Dolibarr et la rend facturable.

Il déclenche en même temps deux automatismes : l'envoi du mail « commande livrée » (§ 7) et la clôture des ordres de préparation encore ouverts (§ 9.3).

3.6 — Livrée - Facturée

Posé à la validation de la facture issue de la commande. C'est le terminus : le dossier est complet, marchandise reçue et facture émise.

4Le parcours complet, pas à pas

Le cas nominal, d'une commande saisie à une commande facturée. Après chaque étape est indiqué le statut obtenu.

1. Saisir et valider la commande

   Commerce▸Commandes clients▸Nouvelle commande, puis Valider une fois les lignes saisies.

   → La commande passe À traiter, et un e-mail de notification part vers l'ADV.

2. Créer l'ordre de préparation

   Sur la fiche commande, menu d'actions Créer expédition. Vous répartissez les quantités : entrepôt, lot ou numéro de série pour chaque ligne. Une même commande peut donner plusieurs ordres de préparation.

   → Statut inchangé : la création seule ne compte pas.

3. Valider l'ordre de préparation

   Sur la fiche de l'expédition, Valider. Le PDF « Ordre de préparation » devient imprimable pour l'atelier.

   → La commande passe En cours de préparation.

4. Générer et valider le bon de livraison

   Toujours depuis la fiche de l'expédition validée, créez la livraison, puis validez-la. Deux modèles de BL sont disponibles : chiffré et non chiffré.

   → La commande passe Prête pour expédition.

5. Déclarer le départ

   Quand le transporteur a chargé, bouton Expédiée sur la fiche de l'expédition.

   → La commande passe Expédiée, ou Partiellement expédiée s'il reste du reliquat.

6. Constater la réception

   À réception confirmée par le client, bouton Classer livrée sur la fiche commande.

   → La commande passe Livrée, un e-mail part, et les ordres de préparation encore ouverts sont clôturés automatiquement.

7. Facturer

   Depuis la fiche commande, créez la facture, puis validez-la.

   → La commande passe Livrée - Facturée, est classée « facturée » dans Dolibarr, et un dernier e-mail part.

5Expéditions partielles et reliquats

Le reliquat est ce qu'il reste à envoyer sur une commande : pour chaque ligne, la quantité commandée moins tout ce qui est déjà parti, toutes expéditions confondues.

5.1 — Ce qui entre dans le calcul

• Les lignes de produits uniquement. Les services sont ignorés — ils ne s'expédient pas — sauf si l'option Dolibarr qui les rend expédiables est activée.
• Les lignes de sous-total sont écartées : elles ne portent pas de quantité réelle.
• Une commande sur-expédiée (plus envoyé que commandé) compte comme reliquat nul : il n'y a rien de plus à envoyer.

5.2 — Le reliquat sur les bons de livraison

Les deux modèles de BL affichent une colonne Reliquat, à côté des quantités facturée et mémoire. Elle indique, ligne par ligne, ce qui reste dû après l'envoi en cours : c'est l'information que le client attend pour savoir ce qu'il doit encore recevoir.

5.3 — Plus rien à expédier : création refusée

Lorsqu'une commande est entièrement expédiée, Dolibarr refuse la création d'un nouvel ordre de préparation et affiche :

L'entrée « Créer expédition » est par ailleurs neutralisée sur la fiche commande, pour éviter d'engager la saisie pour rien.

6La facturation

6.1 — Le classement est automatique

Il n'y a plus rien à cliquer : valider une facture classe automatiquement « facturée » la commande dont elle est issue. Si cette commande est déjà livrée, elle passe du même coup Livrée - Facturée.

C'est pourquoi les boutons Classer facturée et Classer non facturée ne figurent plus sur la fiche commande : les déclencher à la main ferait sortir la commande du circuit sans qu'aucune facture n'existe.

6.2 — Rattraper un classement erroné

Une commande classée « facturée » par erreur reste rattrapable par un administrateur : l'action existe toujours côté Dolibarr, elle n'est simplement plus proposée comme un bouton du parcours normal.

7Les notifications par e-mail

Trois moments du circuit envoient un e-mail. Chacun a sa propre liste de destinataires, ce qui permet de prévenir l'ADV à la validation, la logistique à la livraison et la comptabilité à la facturation.

Chaque message reprend la référence de la commande, le client, la référence client si elle est renseignée, l'auteur et la date du geste, ainsi qu'un lien direct vers la fiche. Les montants n'y figurent pas.

7.1 — Régler les destinataires

Accueil▸Configuration▸Modules/Applications▸Amosan Core, puis le pictogramme de réglage.

Trois champs, un par notification. Plusieurs adresses se séparent par des virgules. Un champ laissé vide désactive purement et simplement l'envoi correspondant — c'est la façon propre de couper une notification.

8Où lire le statut

8.1 — Dans la liste des commandes

Commerce▸Commandes clients▸Liste. La colonne Statut est placée tout à droite du tableau et affiche un badge coloré, comme les états natifs de Dolibarr.

Elle se filtre et se trie comme n'importe quelle autre colonne : la ligne de filtres propose une liste déroulante des sept valeurs. C'est le moyen le plus rapide de sortir, par exemple, toutes les commandes Prête pour expédition du jour.

8.2 — Sur la fiche commande

En haut de la fiche, le badge d'état a été remplacé par le statut Amosan : c'est lui que vous suivez, l'état Dolibarr ne parlant pas du métier (« Validée » aussi bien pour une commande en préparation que pour une commande déjà partie).

L'état natif n'est pas perdu pour autant : survolez le badge, il s'affiche en infobulle.

9Règles et garde-fous

9.1 — Le statut ne recule jamais

Seule une valeur plus avancée est enregistrée. Concrètement : rouvrir puis revalider un ordre de préparation sur une commande déjà expédiée ne la ramènera pas en préparation. C'est ce qui rend le circuit robuste aux reprises et aux corrections.

La contrepartie : on ne revient pas en arrière par l'interface. Un statut posé par erreur se corrige par un administrateur, sur demande.

9.2 — Pas d'expédition sans reliquat

Voir § 5.3 : la création d'un ordre de préparation est refusée quand la commande est entièrement expédiée.

9.3 — Clôture automatique des ordres de préparation

Le bouton Clôturer a été retiré de la fiche d'ordre de préparation. La clôture se fait toute seule : quand vous classez la commande Livrée, tous ses ordres de préparation validés sont clôturés en une fois.

Les brouillons et les OP déjà clos sont laissés tels quels. Et si la clôture de l'un d'eux échoue, la commande reste livrée : l'incident est journalisé et l'OP se rattrape à la main.

9.4 — Récapitulatif des boutons retirés du parcours

Dans tous les cas il s'agit d'un retrait du parcours normal : les actions correspondantes restent accessibles à un administrateur pour un rattrapage.

10Questions fréquentes

La fiche affiche « En cours de préparation », mais un export Dolibarr dit « Expédiée partiellement ». Laquelle est juste ?

Les deux. « Expédiée partiellement » est l'état interne de Dolibarr, posé dès qu'un ordre de préparation est validé ; il ne dit rien de l'avancement réel. Le statut Amosan est celui à suivre — et à communiquer au client.

J'ai cliqué sur « Expédiée » et l'ordre de préparation n'est pas clôturé. C'est normal ?

Oui. Ce bouton déclare seulement que la marchandise est partie. La clôture intervient plus tard, automatiquement, au passage en « Livrée ».

Je ne vois pas le bouton « Expédiée » sur mon ordre de préparation.

Il n'apparaît que sur une expédition validée : ni sur un brouillon, ni sur une expédition déjà clôturée ou annulée. Il disparaît également une fois la commande passée « Expédiée », puisqu'il n'y aurait plus rien à déclarer.

La colonne « Statut » est vide pour certaines commandes.

Ce sont des commandes au brouillon, ou antérieures à la mise en place du circuit et jamais reprises. Elles se remplissent dès leur première étape franchie.

Pourquoi ne puis-je plus classer une commande « facturée » moi-même ?

Parce que le classement découle désormais de la validation de la facture. Le faire à la main sortirait la commande du circuit sans qu'aucune facture n'existe — et fausserait les relances.

Ma commande est facturée mais reste « Prête pour expédition ».

C'est voulu : la facture a été validée avant la livraison. Le statut ne peut pas annoncer une livraison qui n'a pas eu lieu. Classez la commande « Livrée » quand le client aura reçu ; elle basculera alors normalement.

Je me suis trompé de commande en cliquant sur « Classer livrée ».

Signalez-le : la commande a été close et ses ordres de préparation clôturés. Le retour en arrière est possible, mais il demande une intervention d'administrateur.

L'entrée de menu « OP - BL » a disparu.

Elle ne s'affiche qu'après avoir cliqué sur « Liste » dans la section « Commandes clients », comme les autres sous-menus. Cliquez d'abord sur « Liste ».

Puis-je faire plusieurs ordres de préparation pour une même commande ?

Oui, autant que nécessaire — c'est le principe même des expéditions partielles. Chacun donne lieu à son propre bon de livraison.

11Annexes

11.1 — Correspondance avec les états Dolibarr

Ce tableau illustre le § 1.1 : les statuts 2 à 5 partagent tous le même état natif. Sans champ dédié, ces quatre moments seraient indistinguables.

11.2 — Le tableau d'origine

Le circuit a été demandé sous la forme de cinq statuts. Deux ont été ajoutés en cours de route :

11.3 — Sous le capot

Pour l'administrateur, en cas de vérification ou d'export :

• Le statut est un attribut supplémentaire de la commande client, nommé amosanetape et libellé « Statut ». Il est disponible dans les exports et les filtres comme n'importe quel champ personnalisé.
• Les valeurs stockées vont de 1 à 7, dans l'ordre du tableau du § 3. C'est l'ordre numérique qui porte le sens : c'est lui qui empêche le statut de reculer.
• Les statuts sont posés par le module Amosan Core, au moment où Dolibarr signale la validation ou la clôture du document concerné. Ils ne dépendent d'aucune tâche planifiée : l'effet est immédiat.
• Sur une instance nouvellement mise en service, des scripts de reprise déduisent le statut de chaque commande existante à partir de ce qui lui est déjà arrivé (expédition close, livraison validée, commande facturée…), sans jamais faire reculer un statut déjà posé.