Du devis à la livraison : le parcours complet, écran par écran

1Le parcours en un coup d'œil

1.1 Qui fait quoi

1.2 Le vocabulaire

Le numéro suit la commande : la commande CO26-00057 donne l'OP OP26-00057 et le BL BL26-00057. On remonte ainsi d'un document à l'autre sans recherche.

2Le commercial : le devis sur l'iPad

Le commercial travaille dans le POS, l'application Amosan pour iPad. La barre du haut donne accès aux clients, aux paniers en cours, aux devis, aux commandes, aux factures et aux statistiques.

1. Ouvrir la fiche du client

   Icône Clients, recherche, puis le client. La fiche montre ses adresses de livraison (rubrique Livraison), l'adresse par défaut portant le badge « Par défaut ». Touchez Nouvelle proposition.

   

2. Ajouter les articles

   Ajouter un produit ouvre la fenêtre Articles : recherche par référence ou libellé, filtres par famille (PF-AMO, PF-WU…), affichage en grille ou en liste. Le prix affiché est celui du client ; le prix public est indiqué dessous, pour information.

   

3. Vérifier le panier

   Le panier liste les lignes avec quantité, prix unitaire et total. La poubelle retire une ligne (avec confirmation). Le panier est enregistré au fur et à mesure : il se retrouve dans Paniers si la saisie est interrompue.

   

4. Faire signer et valider

   Valider la proposition ouvre la fenêtre Signature et validation :

   • le signataire : Nom, prénom, Fonction et Email du client, tous trois obligatoires (l'email est prérempli avec celui de la fiche client, modifiable), et Date (celle du jour par défaut) ;
   • la signature, au doigt dans le cadre (« Effacer » pour recommencer) ;
   • l'adresse de livraison, obligatoire (voir § 4).

   S'il manque le nom, la fonction ou l'email, ou si l'email est mal formé, la fenêtre l'indique et rien n'est validé. Une confirmation récapitule le total TTC et l'adresse avant l'envoi.

   

2.1 Ce que fait la validation

• Le devis passe Validé, daté du jour ; son PDF est généré avec, sous la mention « Bon pour accord », le nom, la fonction, l'email et la date du signataire, puis la signature du client. Le signataire figure aussi sur la fiche du devis.
• Le commercial en est l'auteur : c'est lui qui recevra plus tard les e-mails « expédiée » et « livrée ».
• Un e-mail « nouveau devis » part vers les adresses prévues pour cette notification (en général l'ADV).

3L'ADV : du devis à la commande

Les devis se retrouvent par Commerce▸Devis clients▸Liste, ou depuis la fiche du client.

1. Accepter le devis

   Un devis arrivé du POS est Validé (proposition ouverte). Bouton Accepter/Refuser, choix « Signée » : c'est ce qui rend possible la création de la commande.

   

2. Créer la commande

   Sur le devis Signée (à facturer), menu Créer ▸ Créer commande.

   

3. Compléter et créer le brouillon

   Le formulaire reprend le client et toutes les lignes du devis. Vérifiez trois champs propres à Amosan :

   • Commercial : présélectionné sur l'auteur du devis. Il deviendra l'auteur de la commande, donc le destinataire des e-mails d'expédition et de livraison.
   • BL chiffré : cochée, la commande produira aussi un BL avec les prix ; décochée, seul le BL sans prix est produit.
   • Commande avec poche : cochée automatiquement quand des poches ont basculé vers Distribution.

   Puis Créer brouillon.

   

4. Valider la commande

   Sur le brouillon, Valider. La commande reçoit son numéro définitif (CO26-…), passe À traiter et l'e-mail « nouvelle commande à traiter » part.

   

4Les adresses de livraison

Une adresse de livraison est un contact du client marqué « livraison ». Un client peut en avoir plusieurs (un dépôt par ville, par exemple) ; une seule est celle par défaut.

4.1 Créer et choisir l'adresse par défaut

• Sur l'iPad : fiche client, rubrique Livraison. Le « + » ajoute une adresse, l'étoile en fait l'adresse par défaut, la poubelle la retire. Une adresse déjà utilisée par des commandes est archivée plutôt que supprimée : les anciens documents la gardent.
• Dans Dolibarr : fiche du tiers, onglet Client, ligne Adresse de livraison par défaut (droit de modifier les tiers). Les adresses elles-mêmes se gèrent dans l'onglet Contacts/Adresses.
• Un client qui n'a qu'une adresse de livraison l'a automatiquement par défaut.

4.2 L'adresse d'une vente

1. Devis (iPad)

   L'adresse est obligatoire pour valider ; l'adresse par défaut est présélectionnée. Sans adresse, la validation est refusée.

2. Commande

   La commande reprend l'adresse du devis, ou à défaut l'adresse par défaut du client. Une seule adresse est gardée.

3. Changer d'adresse sur la commande

   Colonne de droite de la fiche commande, ligne Adresse de livraison : une liste déroulante des adresses du client, la mention « (par défaut) » repérant celle du client. Le changement est possible tant que la commande n'est ni expédiée, ni clôturée, ni annulée, et seulement avec le droit de modifier les commandes (ADV). Sinon : « Adresse de livraison non modifiable : commande expédiée ou droit insuffisant ».

4. OP, BL et PDF

   Ils lisent l'adresse de la commande : nom du client, puis nom du contact en gras, adresse et pays. Corriger l'adresse sur la commande avant la préparation suffit.

5L'ordre de préparation (OP)

L'OP dit à l'entrepôt quoi sortir, en quelle quantité, depuis quel entrepôt et avec quels lots.

1. Créer l'OP

   Sur la fiche commande, menu Créer ▸ Créer ordre de préparation, puis l'entrepôt source. L'écran (intitulé « Nouvelle expédition ») propose pour chaque ligne :

   • la quantité à expédier, préremplie avec ce qui reste à envoyer ;
   • les lots, pris du plus ancien au plus récent, avec leur date d'entrée en stock ;
   • un article sans stock dans l'entrepôt à 0 : il restera en reliquat (§ 8).

   Un stock insuffisant bloque la création. Vérifiez les quantités, puis Créer.

   

2. Compléter l'OP

   L'OP est créé au brouillon. Renseignez sur la fiche :

   • Transporteur, Préparateur et Contrôleur (un seul de chaque), Poids net et Poids brut ;
   • les emballages (palettes, cartons), dans le cadre de droite, puis Enregistrer : ils apparaissent en lignes « Emballage » de l'OP et sortiront du stock à la validation du BL.

   

   D'où vient la liste des transporteurs

   Un transporteur est une fiche fournisseur : il n'existe pas de liste à part. La liste « Transporteur » de l'OP propose les fournisseurs actifs qui portent l'un des tags fournisseurs désignés dans le réglage « Transporteur » du module, section « Transporteurs » (Configuration›Modules›Amosancore, réservé à l'administrateur).

   Sur Petrochemicals et sur Distribution, deux tags sont désignés (novembre 2026) : FOU-TR et FOU-ME. La liste compte donc plus de noms que le seul tag FOU-TR : DHL, UPS, FedEx, Geodis, Dachser… sont tagués FOU-ME.

   • Ajouter un transporteur : poser l'un de ces tags sur sa fiche fournisseur. Il apparaît aussitôt dans la liste.
   • Changer les tags qui désignent les transporteurs : modifier le réglage puis enregistrer ; la liste suit. Retirer un tag retire ses fournisseurs des choix proposés.
   • À ne pas confondre avec les modes d'expédition (Messagerie, Transporteur, La Poste), qui décrivent la façon d'expédier et se règlent dans Configuration›Dictionnaires.
3. Valider l'OP

   Valider. L'OP prend son numéro (OP26-…) et la commande passe En cours de préparation. Le PDF Ordre de préparation (bloc « Fichiers joints ») est à imprimer pour l'entrepôt : articles, quantités, lots, préparateur, contrôleur, palettes et cartons.

   La validation de l'OP ne touche pas au stock : c'est le BL qui le fera.

6Le bon de livraison (BL)

1. Générer le BL

   Depuis l'OP validé, onglet Bon de livraison : le BL est créé avec le numéro de son OP (BL26-…). Au brouillon, la répartition par lot reste modifiable ligne par ligne ; Enregistrer la répartition des lots après un changement.

   

2. Valider le BL

   Valider. Trois effets :

   • la marchandise passe dans le sous-entrepôt « … - En attente d'expédition » (elle est sur palette, prête à partir) ;
   • les emballages sortent du stock ;
   • la commande passe Prête pour expédition.

   Les PDF du BL sont dans « Fichiers joints » : BL non chiffré toujours, BL chiffré en plus si la case est cochée sur la commande. Ils listent tous les produits de la commande avec les quantités commandée, expédiée, déjà livrée et le reliquat, une ligne par lot, les emballages, et un cadre « Date et signature du transporteur ».

   

6.1 Corriger un BL

• Rouvrir remet le BL au brouillon, sous le même numéro : corrigez puis revalidez.
• Le bouton d'annulation (libellé « Annulé » à l'écran) annule le BL : quantités remises à zéro, stock rendu. Un nouveau BL peut ensuite être créé, numéroté « …-2 ».
• Une fois la marchandise partie (« Expédiée »), le BL ne se rouvre ni ne s'annule plus.

7Expédier, puis livrer

Deux boutons sur la fiche de l'OP, à utiliser l'un après l'autre.

7.1 « Expédiée » : la marchandise part

Quand le transporteur a chargé, bouton Expédiée sur la fiche de l'OP. Il n'apparaît que lorsque le BL est validé et que la marchandise est encore en attente d'expédition. Une confirmation s'affiche :

• Le stock sort définitivement ; la date d'expédition est celle du clic.
• L'OP affiche le badge Expédiée.
• La commande passe Expédiée, ou Partiellement expédiée s'il reste du reliquat (§ 8).
• Le commercial reçoit un e-mail avec le BL chiffré en pièce jointe.

7.2 « Livrée » : le client a reçu

À la place de « Expédiée », l'OP propose ensuite Livrée. Confirmation : « Le commercial et la facturation sont prévenus par email. Si c'est la dernière expédition de la commande, celle-ci passe « Livrée ». »

• L'OP est clos, badge Livrée, la date de livraison est posée.
• La facturation et le commercial sont prévenus par e-mail.
• Quand tous les OP de la commande sont livrés et qu'il ne reste rien à envoyer, la commande passe Livrée d'elle-même : il n'y a plus de bouton « Classer livrée » sur la commande.

7.3 Plusieurs commandes d'un coup

Dans la liste des commandes, cochez les commandes, puis l'action de masse :

Chaque OP coché a exactement les mêmes effets qu'un clic sur « Expédiée » ou « Livrée » sur sa fiche, e-mails compris.

8Les reliquats

Le reliquat est ce qu'il reste à envoyer : pour chaque ligne, la quantité commandée moins tout ce qui est déjà parti, tous OP confondus. Les services et les lignes de sous-total n'en font pas partie.

8.1 Comment naît un reliquat

• À la création de l'OP, vous expédiez moins que commandé (stock insuffisant, article à 0, envoi en plusieurs fois).
• Au clic « Expédiée », la commande passe alors Partiellement expédiée au lieu de « Expédiée », et l'e-mail au commercial le signale.

8.2 Envoyer le reliquat

1. Nouvel OP

   Sur la commande, Créer ▸ Créer ordre de préparation : les quantités sont préremplies avec le reliquat seulement.

2. Même circuit

   Valider l'OP, générer et valider le BL, « Expédiée », « Livrée » (§ 5 à 7).

3. Numérotation

   Dès qu'une commande a plusieurs OP, ils portent une lettre : OP26-00063A, puis OP26-00063B, avec leurs BL BL26-00063A, BL26-00063B.

8.3 Retrouver les commandes en reliquat

• Menu Commerce▸OP - BL▸Cde reliquat : les commandes au statut « Partiellement expédiée ».
• Dans la liste des commandes, la colonne Reliquats et son filtre par produit, pour savoir quelles commandes attendent un article précis.
• Sur chaque BL, les colonnes Qté déjà livrée et Reliquat disent au client ce qu'il doit encore recevoir.

9Facturer

On facture ce qui est livré, OP par OP. Sur la fiche commande, Créer ▸ Créer facture ouvre la fenêtre Facturer la commande CO26-… : elle liste les OP livrés pas encore facturés, avec leur date de livraison (« Livré le »). Décochez ceux à ne pas facturer, puis Créer la facture.

• La facture est créée au brouillon, avec les quantités livrées et les prix de la commande : vérifiez-la, puis validez-la.
• À la validation, les OP passent « facturés » ; la commande l'est quand tous ses OP le sont et qu'il ne reste rien à expédier.
• Une commande à deux OP peut donc donner deux factures, une par livraison (§ 8.2).

10Où suivre les commandes

La section Commerce▸OP - BL rassemble tout ce qui concerne la préparation :

Sur la fiche commande, le badge en haut à droite donne le même statut ; le guide Le suivi des commandes clients détaille chacun.

Côté commercial, l'iPad suit aussi ses ventes : Devis et Commandes dans la barre du haut montrent le statut de chaque devis et de chaque commande, et donnent accès aux BL chiffrés.

11Questions fréquentes

Le commercial a validé son devis sur l'iPad, mais rien n'arrive en préparation.

C'est normal : le POS crée le devis, pas la commande. L'ADV doit l'accepter (« Signée »), créer la commande et la valider (§ 3).

Je ne trouve pas « Créer commande » sur le devis.

Le devis n'est pas encore signé. Bouton « Accepter/Refuser », choix « Signée », puis menu « Créer ».

Je ne peux pas modifier ni valider une commande.

Votre compte est en lecture seule sur les commandes : demandez à l'ADV. Vous pouvez en revanche créer l'ordre de préparation d'une commande validée.

L'adresse de livraison de la commande est fausse.

L'ADV la change dans la colonne de droite de la fiche commande (§ 4.2), tant que la commande n'est pas expédiée. L'OP et le BL suivront.

Un transporteur manque dans la liste, ou elle en propose plus que le tag FOU-TR.

La liste réunit les fournisseurs actifs de tous les tags désignés dans le réglage « Transporteur » du module (FOU-TR et FOU-ME sur Petrochemicals et Distribution). Pour en ajouter un, posez l'un de ces tags sur sa fiche fournisseur (§ 5, encadré « D'où vient la liste des transporteurs »).

La création de l'OP est refusée pour stock insuffisant.

Choisissez un autre entrepôt, ou réduisez la quantité : le reste partira plus tard en reliquat (§ 8).

Je ne vois pas le bouton « Expédiée ».

Il faut d'abord valider le BL : c'est lui qui met la marchandise en attente d'expédition. Une fois l'OP expédié, le bouton laisse sa place à « Livrée ».

Où est passé « Classer livrée » sur la commande ?

La livraison se déclare désormais sur chaque OP (« Livrée »), ou en masse depuis la liste des commandes. La commande passe « Livrée » d'elle-même quand tous ses OP le sont.

J'ai validé un BL avec une erreur de lot.

Tant que la marchandise n'est pas partie, « Rouvrir » le remet au brouillon : corrigez la répartition des lots, puis revalidez.

Pourquoi mon OP s'appelle-t-il OP26-00063A et non OP26-00063 ?

La commande a (ou aura) plusieurs OP : la lettre les distingue. Le BL porte la même lettre.