Guide de la GPAO : nomenclatures, ordres de fabrication et postes de travail

1Comprendre la GPAO dans Dolibarr

La GPAO (gestion de production assistée par ordinateur) de Dolibarr repose sur trois modules qui travaillent ensemble, accessibles depuis l'onglet GPAO du menu principal :

• Nomenclatures BOM — la recette d'un produit : la liste des composants et de la main-d'œuvre nécessaires pour le fabriquer, avec son coût de revient prévisionnel.
• Ordres de fabrication (OF) — l'ordre donné à l'atelier de fabriquer une quantité donnée, à partir d'une nomenclature. C'est l'OF qui fait réellement bouger les stocks.
• Postes de travail — les machines et équipes de l'atelier, avec leurs coûts horaires. Ils servent à valoriser le temps de main-d'œuvre dans les nomenclatures.

Le principe le plus important à retenir : une nomenclature ne modifie jamais le stock. Elle décrit seulement la recette. Ce sont les déclarations de consommation et de production faites sur un ordre de fabrication qui créent les mouvements de stock — et uniquement à ce moment-là (ni à la création, ni à la validation de l'OF).

Où trouver les écrans

Dans le menu du haut, cliquez sur GPAO. Le menu de gauche présente alors trois sections :

La page d'accueil de l'onglet GPAO (« Espace MRP » — MRP est le nom technique du module de gestion de production) affiche des statistiques ainsi que les dernières nomenclatures et les derniers ordres de fabrication modifiés.

Les produits, entrepôts, mouvements de stock et lots se gèrent quant à eux sous l'onglet Produits | Services.

2Avant de commencer : préparer les fiches produit

La qualité de votre GPAO dépend directement de la préparation des fiches produit. Trois familles d'articles interviennent : le produit fini (ce que vous fabriquez), les composants (ce que vous consommez) et les services (la main-d'œuvre). Chacune se crée via Produits | Services▸Nouveau produit (ou « Nouveau service »).

2.1 — Le produit fini

• Nature de produit : choisissez « Produit manufacturé ». Un produit déclaré « Matière première » n'apparaît pas dans la liste des produits fabricables d'une nomenclature (seule cette nature est exclue).
• Gestion du stock : cochée, pour que la production entre bien en stock.
• Utiliser les numéros de lots/série : si vous devez tracer la production, choisissez « Oui (lot/série requis) » — chaque fabrication demandera alors un numéro de lot — ou « Oui (numéro de série unique requis) » pour une traçabilité à l'unité.
• État : « En vente » si vous le vendez.

2.2 — Les composants

• Gestion du stock cochée, et l'article approvisionné (« En achat », avec des prix fournisseurs si possible).
• Un coût fiable : le calcul du coût de fabrication utilise, dans l'ordre, le Prix de revient de la fiche (onglet « Stock »), sinon le Prix moyen pondéré (PMP), sinon le meilleur prix d'achat fournisseur. Renseignez au moins l'un des trois.
• La gestion par lot est possible composant par composant : un composant « lot requis » exigera de préciser quel lot est consommé à chaque fabrication.

2.3 — La main-d'œuvre : des services

Le temps de travail se modélise par des articles de type Service (par exemple « Main-d'œuvre conditionnement »). Dans une nomenclature, la quantité d'une ligne de service est un temps (en heures par défaut). Deux façons de valoriser ce temps :

• Avec un poste de travail (recommandé) : sur la fiche du service, renseignez le champ Poste de travail par défaut. Le coût sera alors calculé au taux horaire du poste (voir § 3).
• Sans poste de travail : le coût utilise le prix de revient du service, rapporté à sa Durée si elle est renseignée.

Les services ne génèrent aucun mouvement de stock lors de la production (« Aucune variation de stock sur les services ») : ils ne servent qu'au calcul du coût et à la documentation de la gamme.

2.4 — Entrepôts

Créez au moins un entrepôt dédié à l'atelier (Produits | Services▸Entrepôts▸Nouvel entrepôt). Vous pourrez définir un « Entrepôt pour la fabrication » par nomenclature et par OF ; au moment de consommer, l'entrepôt reste modifiable ligne par ligne. Votre démo dispose déjà des entrepôts USINE, Production et ENT-CENTRAL, entre autres.

3Les postes de travail

Un poste de travail représente une ressource de l'atelier — une machine, une équipe, ou les deux — et surtout son coût horaire, utilisé pour chiffrer la main-d'œuvre des nomenclatures.

3.1 — Créer un poste de travail

GPAO▸Postes de travail▸Nouveau poste de travail

3.2 — Cycle de vie

Un poste est Actif dès sa création. Les boutons Modifier, Cloner, Désactiver / Activer et Supprimer figurent sur la fiche. Un poste Désactivé reste consultable ; notez qu'il continue d'apparaître dans les listes déroulantes de sélection — préférez donc une convention de nommage claire (préfixe « HS — »…) pour les postes retirés du service.

4Les nomenclatures (BOM)

La nomenclature (BOM, Bill of Materials) décrit ce qu'il faut pour fabriquer une quantité donnée d'un produit : composants, temps de main-d'œuvre, pertes prévues. Elle sert de modèle aux ordres de fabrication et calcule le coût de fabrication prévisionnel.

4.1 — Créer la nomenclature

GPAO▸Nomenclatures BOM▸Nouveau BOM

À la création, la référence affichée est provisoire ((PROV…)) : le numéro définitif (BOM2607-0001…) est attribué à la validation. Une référence personnalisée peut aussi être posée à la main, comme le BOM-PF500-V1 de votre démo.

4.2 — Ajouter les lignes : produits puis services

Tant que la nomenclature est en Brouillon, la fiche présente deux tableaux : « Les produits de BOM » (composants matériels) et « Les services de BOM » (main-d'œuvre). Pour chaque ligne :

• Produit / Service : l'article à consommer. Impossible d'ajouter le produit fabriqué lui-même.
• Qté : quantité nécessaire pour produire la quantité d'en-tête sans perte. Pour un service, c'est un temps avec son unité (heure par défaut).
• Qté bloquée : si cochée, la quantité n'est pas recalculée au prorata de la taille de l'OF (utile pour un réglage/calibrage identique pour 10 ou 1 000 unités). Particularité de cette version : sur l'OF généré, la ligne bloquée est reprise avec une quantité de 1 — définissez donc la ligne pour une quantité unitaire (ex. « 1 réglage »), ou ajustez-la sur l'OF tant qu'il est en brouillon.
• Modification de stock désactivé : si cochée, ce composant ne génère aucun mouvement de stock (consommable non suivi, par exemple).
• Efficacité de fabrication : taux de perte prévu. 1 = pas de perte ; 0,95 = 5 % de perte en moyenne — la quantité à consommer et le coût sont majorés d'autant.
• Poste de travail (lignes de service uniquement) : le poste qui réalise l'opération. Il est pré-rempli automatiquement avec le « Poste de travail par défaut » de la fiche service.

En brouillon, les lignes se réordonnent par glisser-déposer. Le bouton Ajouter enregistre chaque ligne.

4.3 — Le coût de fabrication

En bas de la fiche, Dolibarr affiche le Coût de fabrication (total et unitaire), recalculé en permanence :

• Composants : prix de revient de la fiche produit s'il est renseigné, sinon PMP, sinon meilleur prix d'achat fournisseur — le tout divisé par l'efficacité de la ligne.
• Services : temps × taux horaire du poste de travail (THM opérateur + THM machine) ; sans poste, prix de revient du service.
• Sous-nomenclatures : coût unitaire de la sous-BOM, calculé récursivement.

S'affiche aussi la Valeur de fabrication générée : le prix de vente du produit fabriqué × la quantité — pratique pour visualiser la marge industrielle en un coup d'œil.

4.4 — Valider, puis faire vivre la nomenclature

• Valider (au moins une ligne requise) fige la recette et attribue la référence définitive. Seule une nomenclature Active peut servir à créer des OF.
• Retour en brouillon permet de modifier une nomenclature active : les OF déjà créés ne sont pas affectés (ils ont leur propre copie des lignes).
• Créer OF — visible sur une BOM active — ouvre directement un ordre de fabrication pré-rempli : c'est le chemin recommandé (voir § 5).
• Cloner duplique la nomenclature en brouillon (« Copie de… ») : idéal pour créer la V2 d'une recette sans toucher à la V1.
• Désactiver retire la BOM des recettes utilisables sans la supprimer (historique conservé).

4.5 — L'onglet « Besoins nets »

Sur la fiche de la nomenclature, l'onglet « Besoins nets » récapitule tous les composants nécessaires pour la quantité de la recette (y compris ceux des sous-nomenclatures), face au Stock physique et au Stock virtuel (stock projeté : voir § 8.4) de chacun — deux vues : « Grouper par Produits » ou « Vue arborescente ». C'est l'écran à consulter avant de lancer une fabrication pour vérifier que rien ne manquera ; les quantités à l'échelle d'un OF s'affichent quant à elles sur l'écran de création de l'OF (§ 5.1).

5Les ordres de fabrication (OF)

L'ordre de fabrication est le document de travail de l'atelier : « fabriquer telle quantité de tel produit ». Il liste ce qu'il reste à consommer et à produire, enregistre ce qui a été fait, et génère les mouvements de stock.

5.1 — Créer un OF

Deux chemins :

• Depuis la nomenclature (recommandé) : bouton Créer OF sur la fiche d'une BOM active.
• Depuis le menu : GPAO▸Ordres de fabrication▸Nouvel Ordre de fabrication, puis choisissez la Nomenclature.

Dès qu'une nomenclature est sélectionnée, le formulaire se pré-remplit : Produit, Type, Entrepôt pour la fabrication, et la liste « A consommer » s'affiche sous le formulaire avec, pour chaque composant, le stock physique et le stock virtuel. Il ne reste qu'à saisir :

• Quantité à produire : les quantités de composants sont calculées proportionnellement (recette × quantité ÷ quantité de la BOM, ajustée de l'efficacité), sauf les lignes « Qté bloquée », reprises à quantité 1 (voir § 4.2) ;
• Date de début prévue / Date de fin prévue (vide = « dès que possible ») ;
• éventuellement un Libellé, un Tiers ou un Projet pour le suivi analytique.

On peut aussi créer un OF sans nomenclature (produit + quantité seuls) et ajouter les lignes à la main — utile pour une opération exceptionnelle.

5.2 — Le cycle de vie d'un OF

• Brouillon : tout est modifiable — quantité à produire (les lignes se recalculent proportionnellement), lignes à consommer (quantité, entrepôt, poste de travail). Le bouton Reload (libellé non traduit dans cette version) régénère les lignes depuis la nomenclature si celle-ci a changé.
• Validé (à produire) : la référence définitive (MO2607-0001…) est attribuée. Aucun mouvement de stock n'est créé à la validation : l'OF est simplement prêt pour l'atelier.
• En cours : au moins une consommation ou production a été déclarée.
• Fabriqué : l'OF est terminé. La clôture est automatique quand les quantités prévues sont atteintes (case cochée par défaut au moment de la déclaration), ou manuelle via Clôturer — possible dès qu'au moins une production a été déclarée, même si tout n'a pas été consommé.
• Annulé : via Annuler (depuis Validé ou En cours). Une case à cocher propose alors d'annuler également toutes les lignes consommées et produites : les mouvements de stock inverses sont générés automatiquement. Rouvrir permet de repartir d'un OF fabriqué ou annulé.

5.3 — Les onglets de la fiche OF

5.4 — Le cas particulier du désassemblage

Un OF de type « Déassemblage » inverse la logique : on consomme le produit fini et on produit les composants (retour en stock). Utile pour démonter des retours, récupérer des composants, ou reconditionner. Le flux de déclaration (§ 6) est identique, seuls les sens sont inversés.

6Consommer et produire : l'onglet Production

C'est ici que tout se joue. L'onglet Production d'un OF validé présente deux tableaux : Consommation à gauche (composants : quantité prévue, déjà consommée, entrepôt, stock, lot) et Production à droite (produit fini : quantité prévue, déjà produite, entrepôt, lot).

6.1 — Déclarer une opération

Deux boutons lancent la saisie :

• Consommer ou Produire : saisie libre — les quantités sont pré-remplies à zéro, vous déclarez exactement ce qui a été fait (consommation partielle, production partielle, ou les deux).
• Consommer et Produire tout : les quantités sont pré-remplies avec tout le restant — idéal pour solder un OF en une seule déclaration.

1. Vérifiez l'en-tête de la déclaration. Le Code mouvement ou inventaire et le Libellé du mouvement (pré-rempli « Production de MOxxxx-yyyy ») identifieront tous les mouvements de stock générés. La case « Fermer automatiquement l'Ordre de Fabrication si les quantités à consommer et à produire sont atteintes » est cochée par défaut.
2. Saisissez les consommations. Pour chaque composant : la quantité réellement consommée et l'Entrepôt de prélèvement (pré-rempli ; la liste « Forcer à » en tête de colonne applique le même entrepôt à toutes les lignes). Pour un composant géré par lot, le champ Lot/Série est obligatoire — choisir un lot présent dans un seul entrepôt sélectionne cet entrepôt automatiquement. Une alerte « Stock insuffisant » s'affiche si le stock ne couvre pas le restant à consommer. L'icône de fractionnement permet de répartir une ligne sur plusieurs entrepôts ou lots.
3. Saisissez la production. Quantité produite, entrepôt d'entrée, et — si le produit est géré par lot — le numéro de lot à créer (saisie libre : le lot est créé automatiquement, avec ses dates limites — DLC, date limite de consommation ; DMD/DLUO, date de durabilité minimale — si le produit l'exige). Le champ prix est pré-rempli avec le coût de fabrication calculé (voir § 8.3) : c'est la valeur d'entrée en stock.
4. Cliquez sur Confirmer. Comme l'indique l'écran : « cela mettra également à jour le stock et enregistrera les mouvements de stock ». Sorties des composants, entrée du produit fini — tout est tracé, daté, signé.

6.2 — Ce qu'il faut savoir

• Le partiel est la norme, pas l'exception : vous pouvez déclarer chaque jour ce qui a été réellement fait ; l'OF reste En cours et cumule les déclarations.
• Consommer plus que prévu est autorisé (casse, surdosage) : saisissez la quantité réelle, l'écart est visible dans le suivi.
• Lignes imprévues : les boutons « Ajouter une nouvelle ligne à consommer » / « Ajouter un nouvelle ligne à produire » permettent d'ajouter un composant ou un co-produit non prévu par la recette.
• Les services n'affectent pas le stock : sur une ligne de main-d'œuvre, la colonne entrepôt est remplacée par le Poste de travail.
• Corriger une erreur : dépliez le détail d'une ligne (les déclarations passées s'affichent avec date, quantité, entrepôt, lot) et supprimez la déclaration fautive — « Supprimer la ligne et modifier le stock » : le mouvement de stock inverse est généré automatiquement.

7Cas pratique : fabriquer 200 bidons PF-500

Déroulons de bout en bout l'ordre de fabrication MO2607-0001 présent sur votre démo — 200 bidons d'huile 5W-30, actuellement Validé. Vous pouvez reproduire chaque étape telle quelle.

1. Vérifier la faisabilité Ouvrez la nomenclature BOM-PF500-V1 (GPAO▸Nomenclatures BOM▸Liste), onglet « Besoins nets » : il affiche les besoins pour 1 bidon (4,8 HB-10 ; 0,2 AD-20 ; 1 bidon vide ; 1 étiquette ; 0,05 h) face aux colonnes « Stock physique » et « Stock virtuel ». Pour 200 bidons, il faudra donc 960 unités d'huile HB-10, 40 d'additif AD-20, 200 bidons vides, 200 étiquettes et 10 h de main-d'œuvre — ces quantités calculées apparaîtront telles quelles sur l'OF. Si un composant manque, faites-le d'abord entrer en stock (réception d'une commande fournisseur, ou correction manuelle depuis la fiche produit, onglet « Stock »).
2. Ouvrir l'OF et le passer à l'atelier Ouvrez MO2607-0001 (GPAO▸Ordres de fabrication▸Liste). Il est déjà validé — pour un nouvel OF, ce serait le moment de cliquer Valider. Imprimez au besoin le PDF (onglet principal) comme dossier de fabrication.
3. Déclarer la production de la journée Onglet « Production », bouton Consommer ou Produire. Supposons une première journée à 120 bidons : saisissez 576 HB-10, 24 AD-20 (en choisissant le lot d'additif consommé — champ obligatoire), 120 BID-5L, 120 ETQ-5L, 6 h de MO-COND, depuis l'entrepôt USINE. Côté production : 120 PF-500, entrepôt USINE, numéro de lot par exemple LOT-5W30-260709. Laissez le prix proposé (9,34 €). Confirmer : l'OF passe En cours.
4. Solder l'OF le lendemain Bouton Consommer et Produire tout : les 80 bidons restants et le solde de chaque composant sont pré-remplis. Ajustez si la réalité diffère (casse, perte), saisissez le lot du jour, puis Confirmer. Les quantités étant atteintes et la case de clôture automatique cochée, l'OF passe Fabriqué.
5. Contrôler le résultat Onglet « Mouvements de stock » de l'OF : 4 sorties de composants (la main-d'œuvre, un service, ne bouge pas le stock) et 1 entrée de produit fini par déclaration, toutes libellées « Production de MO2607-0001 ». Sur la fiche PF-500, onglet « Stock » : +200 en stock, valorisés 9,34 € pièce dans le PMP.

8Suivre et analyser : stocks, traçabilité, coûts

8.1 — Les mouvements de stock

Chaque OF a son onglet « Mouvements de stock ». La vue globale se trouve sous Produits | Services▸Entrepôts▸Mouvements : chaque ligne indique la date, le produit, le lot, l'entrepôt, le sens (« Augmentation du stock »/« Diminution du stock »), la quantité, la valeur, et surtout l'Origine — un lien direct vers l'OF, l'expédition ou la réception qui a créé le mouvement. Le libellé saisi lors de la déclaration (« Production de MO… ») permet de filtrer toute une fabrication d'un coup.

Pour mémoire, sur votre instance le stock bouge à quatre occasions : validation d'une expédition client (sortie), validation d'une réception fournisseur (entrée), déclarations de production/consommation d'un OF, et corrections manuelles ou inventaires.

8.2 — La traçabilité par lot

Grâce à la gestion de lot activée sur le produit fini (et sur l'additif AD-20), chaque bidon fabriqué est rattaché à un lot. Depuis Produits | Services▸Lots/séries, ouvrez une fiche lot :

• les liens « Afficher le stock actuel… » et « Afficher l'historique des mouvements… » donnent la situation et la vie du lot ;
• l'onglet « Objets référents » répond aux deux questions clés : d'où vient ce lot ? (réceptions fournisseurs, OF qui l'ont produit) et où est-il parti ? (expéditions clients, OF qui l'ont consommé). En cas de rappel qualité, c'est votre point de départ.

8.3 — Coûts et valorisation (PMP)

• Avant de produire, la nomenclature donne le coût prévisionnel (§ 4.3).
• Au moment de produire, Dolibarr propose le prix d'entrée en stock du produit fini en cascade : coût recalculé à partir des composants prévus sur l'OF → sinon coût unitaire de la BOM → sinon prix de revient du produit → sinon son PMP. Vous pouvez l'ajuster avant de confirmer.
• Après production, le PMP du produit fini est recalculé en moyenne pondérée : (stock ancien × PMP ancien + quantité produite × prix d'entrée) ÷ stock total. Les sorties de composants, elles, ne modifient jamais leur PMP.

8.4 — Le stock virtuel anticipe la production

Le Stock virtuel affiché sur les fiches produit et dans les besoins nets intègre les OF validés ou en cours : quantités restant à produire en plus, quantités restant à consommer en moins (ainsi que les commandes clients à expédier et fournisseurs à réceptionner). C'est l'indicateur à regarder pour planifier : « de quoi disposerai-je une fois tout le pipeline exécuté ? »

9Questions fréquentes

J'ai validé mon OF mais le stock n'a pas bougé. Est-ce normal ?

Oui. La validation ne fait que figer l'OF et lui donner sa référence. Le stock ne bouge qu'aux déclarations de l'onglet Production (Consommer ou Produire → Confirmer).

Puis-je modifier une nomenclature déjà validée ?

Oui : Retour en brouillon, modification, puis Valider à nouveau. Les OF déjà créés conservent leur copie des anciennes lignes ; un OF encore en brouillon peut récupérer la nouvelle recette avec son bouton Reload. Pour un changement de recette durable, préférez Cloner (V2) puis Désactiver l'ancienne.

Le bouton « Valider » de ma nomenclature est grisé.

Une nomenclature doit contenir au moins une ligne pour être validée (« Ajouter d'abord au moins une ligne »). Même règle pour un OF.

Dolibarr refuse ma consommation et réclame un « Lot/Série ».

Le composant est géré par lot (fiche produit : « Utiliser les numéros de lots/série ») : indiquez quel lot est consommé. À l'inverse, à la production d'un produit géré par lot, saisissez librement le numéro du nouveau lot — il sera créé automatiquement.

J'ai déclaré une mauvaise quantité. Comment corriger ?

Tant que l'OF n'est pas clôturé : onglet Production, dépliez le détail de la ligne, supprimez la déclaration fautive (le mouvement de stock inverse est créé automatiquement), puis redéclarez. Si l'OF entier est à refaire : Annuler en cochant « Annule également toutes les lignes consommées et produites ».

Puis-je produire en plusieurs fois ? Consommer plus que prévu ?

Oui aux deux. Les déclarations partielles se cumulent (l'OF reste « En cours »), et les quantités saisies sont libres — les écarts par rapport à la recette restent visibles dans le suivi.

Quelle différence entre un kit et une nomenclature ?

Le kit décompte ses composants automatiquement à l'expédition, sans OF, sans coût de main-d'œuvre ni lot des composants. La nomenclature + OF trace une vraie fabrication : consommations datées, lots, valorisation du produit fini. Voir § 2, encadré.

Pourquoi le coût de fabrication de ma nomenclature est-il à zéro ?

Aucun coût n'est trouvé pour les composants. Renseignez le « Prix de revient » (onglet Stock de la fiche produit) ou un prix d'achat fournisseur ; pour les lignes de service, reliez un poste de travail avec ses THM.

Un opérateur ne voit pas le menu GPAO.

Ses droits sont insuffisants : il faut au minimum « Consulter » sur les modules Nomenclatures et/ou OF (voir § 10.2). Aucun droit GPAO n'est accordé par défaut aux nouveaux utilisateurs.

10Annexes : statuts, droits et réglages

10.1 — Récapitulatif des statuts

10.2 — Droits utilisateurs

À régler par utilisateur ou par groupe (fiche utilisateur, onglet Permissions). Chaque module GPAO a trois niveaux : Consulter, Créer/modifier, Supprimer.

À noter : l'affichage et la modification des coûts sur l'onglet Production d'un OF nécessitent le droit de consulter les nomenclatures — donnez-le aux opérateurs qui valorisent les entrées en stock.

10.3 — Numérotation automatique

Pour les nomenclatures et les OF, la référence définitive est attribuée à la validation (avant, l'objet porte une référence provisoire « PROV ») ; un poste de travail reçoit la sienne dès la création. Le compteur est continu, sans remise à zéro mensuelle. Ces formats sont modifiables par l'administrateur (masques personnalisables) dans la configuration de chaque module.

10.4 — Réglages utiles (administrateur)

• Accueil▸Configuration▸Modules/Applications, puis le pictogramme de réglage de chaque module :
• Nomenclatures (BOM) : modèle de numérotation, modèle de document ODT, texte libre et filigrane sur les brouillons.
• Ordres de fabrication (MRP) : modèle de numérotation, modèles de document (PDF ou ODT) — le PDF de l'OF sert de dossier de fabrication papier.
• Poste de travail : modèle de numérotation, attributs supplémentaires.
• Des champs personnalisés (« Attributs supplémentaires ») peuvent être ajoutés sur les nomenclatures, leurs lignes, les OF et les postes de travail — utile pour un numéro de gamme, un indice qualité, etc.